Logiciel de gestion d'association : quels avantages ?

Même naissante, une association doit être gérée de façon sérieuse. Aujourd’hui, les logiciels de gestion d’association sont présentés comme des outils qui permettent d’atteindre cette excellence, et ce, quelle que soit la taille de votre association. Si vous n’en utilisez pas encore, il est légitime que vous vous demandiez quels réels avantages présentent ce genre d’outils. Ces éléments de réponses devraient vous éclairer.

L’automatisation des tâches

La gestion d’association suggère la prise en compte de nombreux paramètres : comptabilité, billetterie, site internet, gestion des adhésions et des cotisations, etc. Dans un système de gestion conventionnel, toutes ces tâches sont au pire effectuées manuellement dans de grands registres.

En tant qu’outil software, un logiciel de gestion d’association sert à effectuer de façon automatique chacune de ces tâches. Il intègre en effet de nombreuses fonctionnalités qui s’adaptent à votre activité et vous libère de la paperasse.

La centralisation des données

Le présent avantage est un corollaire du précédent en ce sens que dès lors que toutes les tâches sont effectuées depuis un seul et même outil, ce dernier centralise toutes les informations.

Vous pourrez remonter en un clic aussi loin que vous voulez, quelle que soit l’information recherchée (adhérents du mois dernier, d’il y a 6 mois ou d’il y a 5ans par exemple). C’est là tout l’avantage de la numérisation des informations qui, s’opposant à l’archivage classique, vous épargne les fouilles récurrentes.

Il existe, à cet effet, des logiciels de gestion d’association de type progiciel qui permettent à toutes les informations de communiquer entre elles. Si en établissant la comptabilité, vous avez besoin d’information relative à la billetterie, cela se fait en seulement quelques clics.

Cela vous permet non seulement de mieux exploiter les informations, mais d’éviter les ressaisies des mêmes informations dans des modules différents. De plus, vous vous assurez un gain de temps conséquent.

La conservation et la sécurisation des informations

La fragilité et la volatilité d’une archive conventionnelle sont un problème auquel font face toutes les entreprises. Imaginez devoir faire face à la disparition ou la destruction d’archives (inondation, incendie, etc.) alors même que vous n’avez aucun autre source ou exemplaire.

Un logiciel de gestion d’association est aussi un puissant outil de sécurisation de vos informations. Si la sauvegarde sur support externe propre aux logiciels hors ligne est très prisée, les logiciels SaaS sont aujourd’hui une référence en termes de conservation et de sécurisation d’informations.

En effet, un logiciel SaaS (Software As A Service) ou logiciel en tant que service est une version en ligne hébergée sur un serveur externe à vos locaux où sont stockées toutes les informations. En l’espèce, l’hébergement est un service que vous louez auprès d’un prestataire dont le rôle est de veiller à ce que vos informations soient bien stockées et soient sécurisées.

La sécurisation ici est à la fois matérielle et virtuelle. Les serveurs sur lesquels sont installées vos données jouissent d’une ventilation et d’un système anti-incendie permanent. Ils sont aussi à l’épreuve des attaques informatiques et régulièrement mis à jour par l’hébergeur.