Pour la fin de l’année, pour le lancement d’un nouveau produit, pour rencontrer ses clients ou partenaires, les occasions de faire une soirée d’entreprise sont nombreuses. Si cela part d’une bonne intention, elle peut virer au cauchemar à cause d’une mauvaise organisation. Alors suivez tous nos conseils pour que cet évènement soit parfait !
L’objectif de l’évènement
Fixer l’objectif de votre soirée d’entreprise vous permet de faire une première sélection du lieu et des activités qu’il est préférable de retenir. Ainsi, si vous souhaitez que vos collaborateurs se détendent, vous pouvez les emmener dans un bar ou un pub. Si vous souhaitez renforcer les liens entre eux, proposez une activité collective en plus de la soirée que ce soit par un bowling, un ping-pong… Il existe une foule d’activités que vous pouvez leur proposer.
Si l’organisation ou trouver le lieu et des activités vous semble compliquée, vous pouvez demander l’aide d’une agence événementielle comme l’agence IncentiveDevelopment qui se chargera d’organiser l’évènement parfait en fonction de vos objectifs. Elle pourra vous proposer de nombreux lieux à Paris pour recevoir vos collaborateurs et une multitude d’activités à réaliser. L’idéal pour rendre votre soirée d’entreprise mémorable !
Le lieu et la date de votre soirée d’entreprise
Pour pouvoir effectuer les réservations de lieu et d’activités, il faut fixer une date pour votre évènement. Bien entendu, il est indispensable que cela se passe en dehors des locaux de l’entreprise que ce soit pour des raisons de sécurité ou pour les réglementations concernant l’introduction d’alcool sur son lieu de travail mais aussi parce qu’il faut séparer ce type de soirée de la vie de bureau.
Paris, avec ses multiples possibilités d’accueil pour vos réceptions, cocktails… apparaît souvent comme la ville idéale. Il est d’ailleurs recommandé de s’y prendre à l’avance car la capitale étant souvent le lieu de séminaires, il faut réserver tôt si vous voulez être certain d’avoir le lieu et les activités que vous souhaitez.
Quant à la date, cet évènement doit avoir lieu en dehors des heures de travail et si possible en fin de semaine. Le jeudi est le jour parfait tandis que le lundi est à éviter sinon vos collaborateurs seront fatigués pour la semaine. Si la fin de semaine est parfaite, par contre le week-end est à proscrire car ces deux jours sont faits pour que chacun retrouve sa famille.
Vous pourrez avoir plus d’informations à ce sujet ici.
Les prestataires
Lors de votre soirée d’entreprise, vous allez proposer à vos collaborateurs de quoi se restaurer. Soit vous allez réserver dans un restaurant, soit vous ferez venir un traiteur et vous prendrez peut-être des serveurs. Il faut donc prévoir tout cela en amont.
Le repas va être un élément crucial de la soirée. Il faut donc qu’il soit de qualité et qu’il plaise au plus grand nombre.
Il existe sur Paris bon nombre de restaurants, faire appel à une agence événementielle vous aidera à faire votre choix. Ces agences sont habituées à travailler avec certains partenaires, elles sauront trouver le restaurant qui correspond à vos attentes.
Envoyer les invitations
Une fois la date, le lieu et les activités mises au point avec votre agence événementielle, il est temps de s’occuper des invitations. La présence de vos collaborateurs est quasi-obligatoire. Toutefois, il est indispensable de leur envoyer une invitation pour qu’ils prennent connaissance des modalités de la soirée. Insistez sur le côté festif de cet évènement pour qu’ils aient envie de venir et que leur présence lors de cet évènement ne soit pas perçue comme une contrainte.
De plus, demandez une réponse par écrit. Vous saurez ainsi exactement le nombre de participants et vous aurez la certitude que tous ont bien pris connaissance de votre invitation.
Pour savoir si vous avez bien pensé à tout pour réussir cet évènement, n’hésitez pas à consulter la check-list surcette page.